Принципы планирования проекта по изменению информационной системы

Планирование проекта является базовым процессом, на основе которого происходит все развитие и реализация проекта. Планирование можно разбить на два типа: начальное планирование и планирование в процессе осуществления самого проекта. Начальное планирование начинается после того, как делается вывод о необходимости проведения изменений в информационной системе организации и заканчивается, когда план проекта согласован со всеми участниками проекта, от которых будет зависеть его реализация (менеджеры проекта и функциональных групп, которых коснется изменение информационной системы). Планирование в процессе осуществляется при необходимости внесения изменений в проект и является рабочим процессом, зависящим от выполнения планов реализации проекта. Рассмотрим детальнее каждый тип планирования проекта.

Начальное планирование проекта.

Сначала кратко рассмотрим процесс принятия решения о проведении изменений в информационной системе. (Следует отметить, что начальная стадия любого проекта, и в частности проекта по изменению информационной системы, является самой сложной и менее всего поддающейся структуризации, и именно поэтому вряд ли можно провести четкое деление этой стадии на фазы, тем более что они могут следовать в разном порядке в зависимости от организации, от сложности ситуации и от масштаба изменений, включая временной интервал всего планируемого проекта.)

Как вообще принимается решение о проведении изменений в информационной системе? Причины изменения информационной системы описаны в предыдущем разделе:

· технические характеристики системы

· область деятельности организации

· функциональность системы

· моральное устаревание системы

· политика организации относительно стандартизации процессов

· интеграция различных областей деятельности организации

· престижность использования новой системы

На основе рекомендаций со стороны сотрудников организации или по собственным соображениям (которые также можно охарактеризовать одной из вышеперечисленных причин) топ менеджмент приходит к выводу о том, что существующая система не соответствует текущим потребностям организации или не будет им соответствовать в будущем. Принимается решение об изменении информационной системы, причем детальная разработка необходимых изменений осуществляется специалистами компании из всех областей деятельности этой компании, которые будут затронуты при изменении информационной системы. Важное замечание: на данной стадии происходит первоначальное планирование изменений, главная цель которого заключается в определении основных характеристик будущего проекта (масштаб изменений, области изменений, тип информационной системы (если происходит смена информационной системы), первоначальное определение необходимой функциональности новой системы и т.д.).

На основе этого составляется начальный приблизительный план всего проекта, который проходит согласование с топ менеджментом тех функций, которых непосредственно коснется изменение информационной системы. После того, как произошло согласование, приблизительные сроки намечены, набор функциональности определен, ресурсы, которые будут напрямую или косвенно задействованы в проекте, выделены, начальное планирование проекта заканчивается. Далее все детальные изменения будут относиться к планированию в процессе осуществления проекта.

Рассмотрим основные составляющие, которые следует включить в начальный план проекта:

· Описание объекта изменения (что необходимо изменить - систему, часть ее функциональности и т.д.);

· Краткая рекомендация по необходимости изменения (причина изменения, преимущества новой системы, описание целей, которых нужно достичь при завершении проекта);

· Основные стадии проекта (см. ниже);

· Основная функциональность новой или измененной системы (то есть список того, что войдет в проект) и сроки проведения изменений (если проект состоит из нескольких ступеней, результатом каждой из которых является изменение части функциональности системы, то здесь каждая ступень должна иметь четко поставленные сроки);