Управленческое обследование сильных и слабых сторон организации.
Рис.3. Организационная структура предприятия «ОСЭ – Луганск»
Проектируемая организация имеет линейно – функциональную структуру управления.
Линейно-функциональная структура – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою чётко определённую, конкретную задачу и обязанности.
4.2. Описание функции звена управления
В табл. 4 представлены функции звена управления предприятии
Таблица 4
Численность и функции должностных лиц предприятия «ОСЭ – Луганск»
|
Должность работника |
Численность, человек |
Основные функции работника |
|
Менеджер |
1 |
Обеспечение и контроль за работой организации в целом. |
|
Бухгалтер |
1 |
Готовить документацию на текущие платежи (платёжные поручения, кассовые чеки, отчёты). |
|
Секретарь |
1 |
Печатает исходящую корреспонденцию, работает с входящей документацией и информацией |
|
Дистрибьютор |
10 |
Осуществляют реализацию товара |
Как пример, рассмотрим должностные обязанности секретаря:
· печатает платёжные ведомости;
· приём телефонных сообщений для сотрудников;
· оформление приёма и увольнение работников;
· распечатка обучающих памяток, листовок;
· передача отчётов по реализации товара в центральный офис компании;
· приём рейтингов офисов по факсу;
· приём и передача телефонных сообщений из других региональных офисов;
· собеседование по телефону о приёме на работу;
· организация встреч с рекламодателями, инспекторами государственными служб.
5. Проектирование коммуникации в организации
Коммуникация, общение – это обмен информацией и смыслом информации с двумя и более людьми.
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникацией называют связующими процессами.
Все коммуникации можно разделить на внешние и внутренние. Внешние – это обмен информацией с вышестоящим аппаратом управления – учредителем и банками, потребителями государственными службами. В каждом случае информация является как входящей, так и исходящей.
Внутренние – это обмен информацией в организации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, которые могут быть межуровневыми или вертикальными коммуникациями.
В рамках вертикальной коммуникацией информация перемещается с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей вертикали.
Кроме того, существует неформальная информация, проходящая на межличностном уровне, не всегда являющаяся достоверной.
Основные виды коммуникации представлены в табл.5.
Таблица 5
Коммуникации в организации «ОСЭ – Луганск»
|
Виды коммуникаций |
Характеристика конкретных видов документов |
Пример использования информации при разных видах коммуникаций |
Пример применения документов при осуществлении разных видов коммуникаций |
|
Внешние -организация -государство -потребители Внутренние -по нисходящей -по восходящей |
Отчёты, переговоры Отчёты Реклама, речь Распоряжение, указания Предложения, тестирования |
Информация используется для распределения товара между офисами Используется для определения платёжеспособности предприятия Используется для привлечения большого числа потребителей Информация о нормах продажи Информация о более эффективном методе презентации товара |
Обеспечивает контроль над реализацией товара, задолженность перед акционером Контроль над деятельностью предприятия Для увеличения объёма продаж Прояснение задач организации, ожидаемых результатов Получение сведений об идеях, усовершенствованиях в работе дистрибьютора |
|
Неформальные |
Беседа, рассказ |
Слухи о грядущих перемещениях |
Стимулирование работников, выявление возможной реакции людей на решения руководителя |